Tijdens audits in zorginstellingen krijg ik wel eens de opmerking dat het toetsen van informatiebeveiliging anders gaat dan het toetsen van kwaliteit. Informatiebeveiliging kijkt meer naar controles en bewijs. Meer compliance gedreven. Terwijl de zorginstelling juist meer wil overlaten aan de werknemer. Zodat er minder regeldruk is. Dit leidt ertoe dat centrale afdelingen vooral druk zijn met het aantonen van informatiebeveiliging. En dat het niet onderdeel is van hoe de hele organisatie werkt. Kan dat ook anders?
Wat is een werkend managementsysteem ?
Een werkend managementsysteem is een systeem dat écht bijdraagt aan het behalen van je organisatiedoelen. Het is niet alleen iets wat op papier staat, maar ook werkt in de praktijk en waarde toevoegt. Dat betekent dat het systeem goed geïntegreerd is in de dagelijkse processen, iedereen het snapt, en dat het helpt bij dingen zoals kwaliteit, veiligheid, informatiebeveiliging of duurzaamheid.
Bij een goed werkend managementsysteem zijn de procedures en regels afgestemd op hoe er daadwerkelijk wordt gewerkt. Het is geen extra bureaucratische rompslomp, maar iets wat processen juist soepeler laat verlopen. Daarnaast is het belangrijk dat er regelmatig gekeken wordt of alles nog klopt en mee beweegt met veranderingen of nieuwe uitdagingen.
Werkende managementsystemen worden steeds belangrijker
Voor veel organisaties is een managementsysteem nog een relatief nieuw concept. We zijn allemaal wel bekend met kwaliteitsmanagement, maar thema’s zoals informatiebeveiliging, privacy, artificial intelligence en milieu komen steeds meer naar voren. Deze gebieden zijn nu net zo belangrijk en verdienen minstens zoveel aandacht.
De wereld verandert snel, en organisaties moeten steeds meer rekening houden met deze nieuwe onderwerpen. Het gaat er niet alleen om dat je voldoet aan regels, maar vooral dat je proactief bezig bent met zaken zoals veiligheid, duurzaamheid en technologie. Een goed managementsysteem helpt daarbij door deze aandachtsgebieden op een gestructureerde manier te organiseren en te integreren in de dagelijkse praktijk. Zo blijf je als organisatie up-to-date en voorbereid op de toekomst.
In het begin wordt een managementsysteem vaak eerst centraal opgezet.
In het begin van de implementatie van een managementsysteem wordt alles vaak eerst centraal opgezet. Dat komt omdat je een solide basis moet leggen: processen in kaart brengen, risico’s identificeren, en zorgen dat je aan alle vereisten voldoet. Op dat moment kan het nogal bureaucratisch aanvoelen, met veel regels en procedures waar iedereen aan moet wennen.
Later, als mensen het systeem beter begrijpen en het meer afgestemd is op de dagelijkse praktijk, gaat het écht werken. Je ziet dan wat in de praktijk goed uitpakt en wat minder, waardoor je het eenvoudiger en praktischer kunt maken. Dan voelt het niet meer als een last, maar juist als iets wat je werk gemakkelijker en efficiënter maakt.
Het is eigenlijk een leerproces. Eerst moet iedereen het systeem onder de knie krijgen, en daarna wordt het steeds meer een hulpmiddel dat naadloos aansluit op hoe je al werkt. Dat zorgt ervoor dat het uiteindelijk soepel en passend werkt, zonder dat het bureaucratisch aanvoelt.
Managementsystemen laten passen bij jouw organisatie.
Het leerproces kun je naar mijn mening versnellen door te werken met een duidelijke strategie die richting geeft aan de implementatie van een managementsysteem. Een strategie die past bij het besturingsmodel en organisatiemodel van jouw organisatie. Want een organisatie is nooit stabiel. Er zijn altijd veranderingen gaande, zoals nieuwe technologieën, samenwerkingen of diensten waar je op moet inspelen.
Daarom is het belangrijk dat je een strategie hebt waarmee je duidelijke keuzes kan maken, zodat het managementsysteem blijft passen bij hoe je organisatie werkt. Die keuzes moeten aansluiten bij het besturingsmodel en organisatiemodel. Als je die modellen als leidraad neemt, ontstaan er vier strategieën voor een werkend managementsysteem. Hiermee zorg je ervoor dat het systeem altijd in lijn is met je organisatie, ongeacht welke veranderingen er plaatsvinden.
Vier strategieën voor werkende managementsystemen
Op basis van eigen onderzoek en ervaring denk ik dat er vier mogelijke strategieën zijn voor het sneller en effectiever implementeren van een managementsysteem dat écht werkt voor jouw organisatie.
- Centrale inrichting van het managementsysteem
Deze strategie werkt goed voor organisaties met een duidelijke hiërarchie. Hier houdt een kernteam het overzicht en zorgt ervoor dat de regels voor de hele organisatie worden nageleefd. - Integrale inrichting van het managementsysteem
Dit is ideaal voor organisaties die werken met een matrixstructuur of divisies. Hier wordt het managementsysteem onderdeel van het dagelijkse werk, zodat iedereen het beleid kent en deze kan hanteren. - Gedeelde inrichting van het managementsysteem
Voor organisaties met verschillende onderdelen, die met elkaar samenwerken, is deze strategie ideaal. Hier wordt de verantwoordelijkheid voor het managementsysteem gedeeld tussen afdelingen, met een kernteam als coördinator. - Autonome inrichting van het managementsysteem
Deze strategie is ontworpen voor organisaties die werken met zelfsturende teams. Elk team is zelf verantwoordelijk voor zijn werkwijzen om invulling te geven aan de centrale kaders. Een kernteam biedt hierbij advies en ondersteuning.
Hoe meet je succes?
Om te zien hoe goed je organisatie het doet met één van deze strategieën, kun je de voortgang meten. Je kijkt bijvoorbeeld naar hoe volwassen de implementatie van je managementsysteem is, hoe je de prestaties kunt monitoren, en hoe je de communicatie en leiderschapsstijl kunt verbeteren.
Veranderkundige interventies kiezen
Het mooie van het op deze wijze kijken naar de werking van jouw managementsysteem, is dat je veranderkundige interventies kunt kiezen die passen bij het besturingsmodel en organisatiemodel van jouw organisatie. En dan is het niet meer nodig dat het managementsysteem voor informatiebeveiliging anders werkt dan het managementsysteem voor kwaliteit. Je kiest de interventies die ervoor zorgen dat de managementsystemen samen blijven passen bij jouw organisatie.
Conclusie
Met deze vier strategieën kun je jouw managementsysteem effectief laten werken zodat deze past bij jouw organisatie. Zo wordt het managementsysteem niet alleen de verantwoordelijkheid van de centrale afdelingen, maar een natuurlijk onderdeel van hoe de hele organisatie werkt.
Benieuwd naar meer?
Ik ben op zoek naar organisaties die deze strategieën willen verkennen. Geïnteresseerd? Neem dan contact met me op. Ik help je graag verder!